Die sogenannte QR-Rechnung löst den roten und den orangen Einzahlungsschein definitiv ab. «Die Grund-logik ändert nicht», betont Regula Betschart, Mitarbeiterin Produktmanagement bei der Schwyzer Kantonalbank. Sie erklärt: Die heute gängigen Einzahlungsscheine unterscheiden sich vor allem für den Empfänger: Beim roten will man mittels Namen und Adresse wissen, wer bezahlt hat, mit dem orangen kann man den ausstehenden Betrag mit Hilfe von Referenznummern im Buchhaltungsprogramm automatisch abgleichen. «Die QR-Rechnung bietet Erleichterungen für den Zahlenden», ist sich Betschart sicher. Vor allem auf dem elektronischem Kanal gehe es künftig schneller, da alle Belegarten gescannt werden können.

Auch für den Verarbeitenden gibt es Vorteile: Bis heute ist der rote Einzahlungsschein mit erhöhtem manuellen Erfassungsaufwand verbunden, weshalb die Gebühren dafür bei Bareinzahlung am Postschalter höher sind. «Das spielt mit der QR-Rechnung keine Rolle mehr – alle sind gleich teuer», so Regula Betschart.

IBAN wird wichtiger

Mit der Einführung der QR-Rechnung steigt die Bedeutung der IBAN-Nummer, die heute auf orangen Einzahlungsscheinen fehlt. So wird der Zahlungsverkehr an den europäischen Standard angepasst. Auch im Inland können nur noch Zahlungen mit IBAN verarbeitet werden. Der grösste Erneuerungsschritt wurde jedoch bereits umgesetzt: Die Zahlungssysteme der Postfinance und der Banken wurden vereinheitlicht – «das war eine riesige Geschichte»: Das Datenformat für die Zahlungsübermittlung musste geändert und die Software bei Finanzinstituten und auch bei Kunden erneuert werden.

Enddatum noch nicht bekannt

Heute arbeiten etwa Krankenkassen, Versicherungen oder -Telefonanbieter mit orangen Einzahlungsscheinen. «Trotzdem sind auch viele rote im Einsatz: Dort kommen vor allem Vereine oder wohltätige Institutionen zum Zug, die Einzahlungsscheine auflegen.» Diese Option gibt es auch mit der QR-Rechnung.

Eigentlich hätte dieser Paradigmenwechsel im Zahlungsverkehr schon vor zwei Jahren passieren sollen, es gab jedoch Verzögerungen. Nach den nötigen Umstellungen geben Banken in Zukunft nur noch die neuen QR-Rechnungen aus. «Das Lager der Rohlinge ist fast aufgebraucht», so die Spezialistin. Trotzdem könne man die eigenen Einzahlungsscheine noch problemlos aufbrauchen. Wie lange die Übergangsfrist dauert, ist noch nicht bekannt. 

Doppelt hält besser

Für eine Überweisung würde grundsätzlich lediglich der QR-Code mit den Zahlungsdaten reichen. Für einen kompletten Zahlungsbeleg und zur Kontrolle der Zahlungsdaten muss zusätzlich der Text ausformuliert sein: «Auch aus Transparenzgründen. So kann man vor Auslösung der Zahlung überprüfen, dass man wirklich an den richtigen Ort überweist.» Der QR--Code auf der Rechnung kann künftig im E-Banking-Programm gescannt werden. «Der QR-Code ist lediglich eine Erfassungshilfe. Man kann die Daten auch immer noch von Hand erfassen.»

Eine weitere Änderung gibt es, indem das Feld für eine Mitteilung nur noch im E-Banking vorhanden ist. Hand-geschriebene Vermerke sind über manuelle Zahlungskanäle nicht mehr möglich. Eine Mitteilung kann jedoch auch schon durch den Rechnungssteller vorgedruckt werden.

So werden wohl schon bald alle mit den neuen Einzahlungsscheinen in Kontakt kommen: Die QR-Rechnung betrifft alle Unternehmen, staatlichen Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen sowie alle Konsumenten.